Checkliste zur Planung einer Veranstaltung mit Dolmetschereinsatz

Zur Vorbereitung auf einen Dolmetscheinsatz bitten wir Sie, folgende Punkte zu bedenken:

  • Um was handelt es sich bei dem geplanten Einsatz (Teamsitzung, Vortrag, Großveranstaltung, etc.)?
  • Wann und wo findet der Einsatz statt (genaue Ortsangabe, evtl. noch Angabe über Außenaktivitäten oder besondere örtliche Gegebenheiten)?
  • Wie lange soll der Einsatz dauern? Anhand Ihrer Angaben über die Einsatzmodalitäten vor Ort kann der Dolmetscher die Anforderungen an den Einsatz einschätzen und Aussagen über die benötigte Anzahl der Dolmetscher machen.
  • Bitte planen Sie Pausenzeiten für den Dolmetscher ein und haben Sie dafür Verständnis, dass sich die Dolmetscher in den Pausen zurückziehen und in dieser Zeit nicht für Dolmetschleistungen zur Verfügung stehen.
  • Wie ist der Veranstaltungsablauf geplant?
  • Welche Medien sind vorgesehen (Powerpoint-Präsentationen, Filme etc.)? Bitte lassen Sie dem Dolmetscher entsprechende Informationen zukommen.
  • Werden Vorträge gehalten? Um eine möglichst hochwertige Dolmetschleistung zu erbringen, ist der Dolmetscher auf möglichst umfassendes Informationsmaterial angewiesen. Bitte lassen Sie dem Dolmetscher Skripte, Stichworte o.ä. rechtzeitig im Vorfeld (ca ein bis zwei Wochen vor der Veranstaltung) zukommen.
  • Sind kulturelle Einlagen geplant? Informieren Sie den Dolmetscher unbedingt rechtzeitig über kulturelle Programmteile wie Rezitationen, Kabarett oder musikalische Einlagen. Damit alle Teilnehmer diese gleichermaßen genießen können, sind Vorbereitungsmaterialien für den Dolmetscher unerlässlich.
  • Sind Podiumsdiskussionen oder Arbeitsgruppen geplant? Hier kann der Einsatz von mehreren Dolmetschteams nötig werden.
  • Bitte bedenken Sie, dass der Dolmetscher gut sichtbar bzw. hörbar sein muss und lassen Sie daher in Ihre Veranstaltungsplanung folgende Punkte mit einfließen:
    • Positionierung und Beleuchtung der Dolmetscher - der Dolmetscher muss auch bei verdunkeltem Raum (bei Filmeinspielungen o.ä.) sichtbar sein
    • Akustische Verhältnisse - der Dolmetscher benötigt einwandfreie akustische Bedingungen, um die Redner gut zu verstehen und selbst gut verstanden zu werden. Hilfreich sind hier z.B. Bildschirme für die Dolmetscher, Kopfhörer. Ferner sind Mikrofone für die lautsprachliche Übersetzung der Dolmetscher vorzusehen.
  • Wie viele Teilnehmer sind geplant?
  • Welche Arbeitssprachen sind gewünscht (Deutsche Gebärdensprache, Lautsprachbegleitende Gebärden, Englisch, Französisch, etc.)?
  • Sind Bild– oder Tonaufnahmen geplant? Dies sollte im Vorfeld mit dem Dolmetscher vereinbart werden und kann sich gegebenenfalls honorarerhöhend auswirken.
  • Wer ist Ansprechpartner? (z.B. für organisatorische oder technische Fragen, zur Übersendung von Vorbereitungsmaterialien)
  • Wer ist Vertragspartner? Ist eventuell ein anderer Kostenträger vorhanden?