Checkliste zur Planung einer Veranstaltung mit Dolmetscheinsatz

Zur Vorbereitung auf einen Dolmetscheinsatz bitten wir Sie, folgende Punkte zu bedenken:

  • Um was handelt es sich bei dem geplanten Einsatz (Teamsitzung, Vortrag, Großveranstaltung, etc.)?
  • Wann und wo findet der Einsatz statt (genaue Ortsangabe, evtl. noch Angabe über Außenaktivitäten oder besondere örtliche Gegebenheiten)?
  • Wie lange soll der Einsatz dauern? Anhand Ihrer Angaben über die Einsatzmodalitäten vor Ort können die Dolmetschenden die Anforderungen an den Einsatz einschätzen und Aussagen über die benötigte Anzahl der Dolmetscher:innen machen.
  • Bitte planen Sie Pausenzeiten für die Dolmetschenden ein und haben Sie dafür Verständnis, dass sie sich in den Pausen zurückziehen und in dieser Zeit nicht für Dolmetschleistungen zur Verfügung stehen.
  • Wie ist der Veranstaltungsablauf geplant?
  • Welche Medien sind vorgesehen (Powerpoint-Präsentationen, Filme etc.)? Bitte lassen Sie den Dolmetschenden entsprechende Informationen zukommen.
  • Werden Vorträge gehalten? Um eine möglichst hochwertige Dolmetschleistung zu erbringen, sind die Dolmetschenden auf möglichst umfassendes Informationsmaterial angewiesen. Bitte lassen Sie ihnen Skripte, Stichworte o.ä. rechtzeitig im Vorfeld (ca. ein bis zwei Wochen vor der Veranstaltung) zukommen.
  • Sind kulturelle Einlagen geplant? Informieren Sie die Dolmetschenden unbedingt rechtzeitig über kulturelle Programmteile wie Rezitationen, Kabarett oder musikalische Einlagen. Damit alle Teilnehmenden diese gleichermaßen genießen können, sind Vorbereitungsmaterialien für die Dolmetschenden unerlässlich.
  • Sind Podiumsdiskussionen oder Arbeitsgruppen geplant? Hier kann der Einsatz von mehreren Dolmetschteams nötig werden.
  • Bitte bedenken Sie, dass der:die Dolmetschende gut sichtbar bzw. hörbar sein muss und lassen Sie daher in Ihre Veranstaltungsplanung folgende Punkte mit einfließen:
    • Positionierung und Beleuchtung der Dolmetschenden - sie müssen auch bei verdunkeltem Raum (bei Filmeinspielungen o.ä.) sichtbar sein
    • Akustische Verhältnisse - die Dolmetschenden benötigen einwandfreie akustische Bedingungen, um die Redner:innen gut zu verstehen und selbst gut verstanden zu werden. Hilfreich sind hier z.B. Bildschirme und Kopfhörer für die Dolmetschenden. Ferner sind Mikrofone für die lautsprachliche Übersetzung der Dolmetschenden vorzusehen.
  • Wie viele Teilnehmende sind geplant?
  • Welche Arbeitssprachen sind gewünscht (Deutsche Gebärdensprache, Lautsprachbegleitende Gebärden, Englisch, Französisch, etc.)?
  • Sind Bild– oder Tonaufnahmen geplant? Dies muss im Vorfeld mit den Dolmetschenden vereinbart werden und kann sich gegebenenfalls honorarerhöhend auswirken.
  • Wer sind die Ansprechpartner:innen? (z.B. für organisatorische oder technische Fragen, zur Übersendung von Vorbereitungsmaterialien)
  • Wer ist Vertragspartner:in? Ist diese:r auch Kostenträger:in?